1. Wie is verantwoordelijk?
[IN TE VULLEN: naam van de verwerkingsverantwoordelijke (vzw), adres, ondernemingsnummer en het contactadres voor privacyvragen]
2. Welke gegevens verwerken we?
Via deze website verwerken we de volgende gegevens. [IN TE VULLEN: lijst nakijken en aanvullen]
- Bij een reservatie: naam, e-mailadres, gsm-nummer, factuurgegevens (bedrijfsnaam, btw-nummer, adres) en uw opmerking.
- In uw account: namen van uw gasten, hun menukeuze en, als u dat invult, hun e-mailadres.
- Allergieën en dieetwensen per gast (zie punt 4).
- Logo's die u aanlevert voor publiciteit op de menukaart.
- Facturen en betalingen.
- Bij een losse gift: naam, e-mailadres, bedrag en factuurgegevens (bij een bedrijf: bedrijfsnaam, btw-nummer en adres).
- Technische gegevens die nodig zijn om de website veilig te laten werken, zoals een sessiecookie en het IP-adres bij aanmeldingen en wijzigingen.
3. Waarvoor gebruiken we ze?
[IN TE VULLEN: per doel de rechtsgrond vermelden]
- Uw reservatie verwerken en bevestigen.
- Facturen opmaken, versturen en betalingen opvolgen.
- De avond praktisch organiseren: tafelindeling, menu en allergieën voor de keuken, toegang aan de deur.
- Publiciteit op de menukaart, als u daarvoor kiest.
- Giften verwerken.
- De website beveiligen.
4. Allergieën en dieetwensen
Allergieën worden niet bij de reservatie gevraagd. Elke gast vult ze later zelf in via een gastlink, met een aparte toestemming. Ze worden gewist 30 dagen na het event. [IN TE VULLEN: tekst over de uitdrukkelijke toestemming, wie deze gegevens kan inzien, dat ze enkel aan de keuken worden doorgegeven en wanneer ze worden verwijderd]
5. Met wie delen we gegevens?
[IN TE VULLEN: ontvangers en verwerkers, bijvoorbeeld de cateraar (menu en allergieën per tafel), de boekhouder, Billtobox voor elektronische facturen (Peppol), de hostingpartner en de dienst voor het versturen van e-mails; vermelden of gegevens buiten de EER worden verwerkt]
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
[IN TE VULLEN: bewaartermijnen per soort gegevens: reservaties, gastgegevens en allergieën, facturen (wettelijke bewaartermijn), logo's, giften]
7. Beveiliging
[IN TE VULLEN: korte beschrijving van de beveiligingsmaatregelen]
8. Cookies
Deze website gebruikt een functionele sessiecookie om u ingelogd te houden en formulieren te beveiligen. Er worden geen cookies voor statistieken of reclame gebruikt en er worden geen lettertypes of scripts van andere websites geladen. [IN TE VULLEN: nakijken bij livegang]
9. Uw rechten
[IN TE VULLEN: recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar; toestemming intrekken; hoe u een verzoek indient; klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit]
10. Contact
[IN TE VULLEN: contactgegevens voor privacyvragen]
11. Wijzigingen
[IN TE VULLEN: hoe wijzigingen aan deze verklaring worden meegedeeld]